お知らせ

(ご報告)受験許可証の誤送信について

2018年01月22日

平素より弊協会の事業ならびに実用英語技能検定をはじめとする各種試験に格別のご理解を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、昨日1月21日に公開会場にて実施いたしました、2017年度第3回実用英語技能検定におきまして、試験実施日以前に対象受験者様に電子メールでご送付する受験許可証(受験票の紛失や会場移動などの事情に応じ協会が発行する受験票の代わりの書類)162名分を、ご本人様と異なる宛先にお送りするという事態が発生いたしました。 それを受け、ただいま対象の受験者様には個人情報保護にかかるガイドラインに則り、その事実をお伝え申し上げお詫びをさせていただいているところでございます。

以後、このような事態を招いたことを重く受け止め、受験許可証送付にかかる一連の作業工程を抜本的に見直し、再発防止に努めてまいります。

本事態の詳細につきましては、下記の通りでございます。

【記】

経緯

2018年1月19日(金)午前11時、専用システムツールを使用し、対象となる受験者様に電子メールにて受験許可証をお送りしました。送付先は359 件です。 当該電子メールを受信された受験者様からのご一報により本事案を把握しました。協会調査により、誤送信された受験許可証は、上記送付先359件のうち162名分であることが判明しました。

対象の受験者様にはガイドラインに則り、事実をお伝え申し上げお詫びをさせていただいているところでございます。また、誤った受験許可証が届いた受験者様には正しい受験許可証をお送りすると共に誤った受験許可証の削除依頼をお願いし、ご了承いただいております。

原因

本業務は、受験者様からのお問合せフォーム記載内容から対象の受験者様を特定し、必要な情報をメインシステムから抽出し受験許可証を作成、電子メールにて受験許可証を送信すると一連の業務を専用システムツールにて自動処理しています。今回、処理容量強化の目的で運用プロセスを変更しました。変更に当たりシステム設定にエラーがあり、一部の受験許可証が申請者と異なるメールアドレスに添付して送信するという事態が生じました。

再発防止策

現在、システム設定は修正しており同様のエラーは生じませんが、さらにシステムツール内で対象受験者が同一であることを確認するロジックを強化し、メール送信前に送信先と受験許可証が同一であることを目検でも確認する、といった対策を追加し、同様の間違いが生じないよう万全を期します。 さらに、本システムツールのみならず、システム改修や設定変更にともなうテスト工程の適切性を再点検し、再発防止に努めてまいります。

以上、本事態につきましてここにご報告申し上げ、改めまして対象の受験者様、ならびに関係各位に心よりお詫びを申し上げます。

本件に関する問い合わせ先 公益財団法人 日本英語検定協会
英検サービスセンター
平日9:30 - 17:00(1月23日より)
TEL: 03-3266-8601

公益財団法人 日本英語検定協会